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交換學生補助程序
醫學系辦理交換生暨國際會議補助程序:
(文末有10個檔案附件)
 

1.擬定年預算-----國際學術交流活動(按季擬定)

(系學會國事長擬定預算給本系秘書提請下一年度補助預算)

 

2.提交補助簽呈

2.1系學會國事部SCORE負責人、SCOPE負責人、埼玉負責人及參加國際會議同學確定出國名單及交換國家,須先擬定花費預算表逕自向校外相關機構申請補助

2.2若未獲得校外機構之補助,始得將預算表連同邀請函或相關參加證明於出國前一個月前提交本系系學會國事部長

2.3本系系學會國事部長擬定簽呈並呈國際事務與交換學生委員會主席

2.4本系秘書將經國際事務與交換學生委員會主席簽准之簽呈轉呈系主任

 

3.辦理補助核銷

3.1 系學會國事部國事長、SCORE負責人、SCOPE負責人和埼玉負責人以Facebook社團的方式提醒交換學生至校務資訊系統個人資料中輸入銀行匯款帳號及其他相關核銷注意事項,國際會議部分由系學會國事長及亞醫負責人負責提醒申請國際會議補助的同學,申請補助之同學亦需自行留意核銷通知。

3.2 參加國際會議或交換生者,需於出國日前一個月至校務資訊系統個人資料中輸入銀行匯款帳號(需為郵局帳號),並填妥出差單,連同邀請函(參加證明)與校外申請補助證明,通知國事長轉交系秘,以便相關會計手續。

3.3 於學期間參加國際會議或交換生者,需於回國日起遞交核銷文件之正本及兩份影本給系學會國事部各部門負責人,各部門負責人統一收齊後交給國事長,正本繳交學校核銷,影本由國事部保存;於寒暑假參加國際會議或交換生者,需於開學日起一個月內完成上述程序。

3.4 核銷應準備文件為:

3.4.1 出差單(理應於出國前一個月)

3.4.2 出差旅費報告表

(注意:若收據上金額非台幣者須附上銀行之匯率對照,以出國前一天之即時賣出為匯率換算,若使用之貨幣沒有列在台灣銀行之匯率中而使用其他換算方法者須註明原因)

3.4.3 黏貼憑證

(注意:請申請同學以鉛筆留下聯絡電話在憑證上方便行政人員聯絡,未留下連絡電話者一律以校內電子信件通知,若同學因消極聯繫而致權益受損,後果自負)

(以下單據3.4.3.1~3.4.3.3請各以膠水浮貼於空白A4紙上,並在背面以鉛筆註明姓名,相關文件以不重疊為黏貼原則)

3.4.3.1 電子機票

3.4.3.2 代收轉付收據

(注意:

* 需為正本,不得為影本

* 需請旅行社打印──買受人:長庚大學;統一編號:02612701;日期

* 摘要部分需在細項前打印姓名,且因學校僅補助機票,其他項目如保險、簽證

* 須分開打印,以利會計作業

* (任何塗改部分需請旅行社蓋上店章及旅行社老闆私章(非經手人私章)

* 旅行社所需之開箱費恕不補助 )

3.4.3.3登機證

(注意:

* 電子機票中顯示有幾筆記錄就要有幾張登機證,且出發地即抵達地需與電子機票中相符

* 登機證遺失者須自行向航空公司申請補發登機證明,若未依規定繳交,學校得拒絕補助 )

3.4.3.4 國際會議註冊費證明

(注意:並非邀請函,文中需註明註冊費費用,參與國際會議者得向醫聯會或亞醫申請)

3.4.4 因公出國人員搭乘外國籍航空公司班機申請書(搭乘國外班機者)

3.4.5 心得(繳交電子檔及紙本各一份,電子檔另外以電郵繳交)

4 .系學會國事長統合所有同學之核銷文件之後,於文件收齊並審核完畢後交給本系秘書,若文件不齊、不符或有疑慮則退回國事部長。

5. 由本系秘書輸入MIS系統,列印出單據黏貼單,將核銷文件遞交學校

5.1 若會計室對於申請補助同學之核銷文件有疑慮則退回本系秘書,若需要申請同學補齊文件,則請系秘書通知國事長轉達申請同學,申請同學應於二週內向系秘書領回資料,自行前往會計室說明或補齊文件。

6.若有任何問題請電洽醫學系秘書 (03)2118800 #3700

 
出差單.doc                  出差單範本.doc